Условия размещения и доступа к информации регулируются «Положением»

Порядок формирования ресурсов

1. Ресурсы электронной библиотеки формируются из следующих источников, ниже именуемых контрибьюторами:
   1. Электронные документы и издания, передаваемые в ЭБ сотрудниками, учреждениями и службами РАН.
   2. Электронные документы и издания, передаваемые в ЭБ физическими или юридическими лицами, не являющимися сотрудниками или подразделениями РАН.
   3. Электронные документы и издания, специально создаваемые службами ЭБ для пополнения ЭБ, напр., видеозаписи лекций, презентаций и других мероприятий, проводимых при технической поддержке ЭБ в ходе научной и образовательной деятельности.
2. Предоставление электронных документов или изданий для пополнения ЭБ допускается как на машинных носителях (напр., CD, DVD), так и посредством передачи файлов и образов через телекоммуникационные сети.
3. Для включения в ЭБ поступающие электронные документы и издания должны пройти проверку и подготовку в соответствии с установленными требованиями. Требования к ЭБ размещаются на ЭБ как публично доступный документ и обязательны для выполнения всеми контрибьюторами. Подготовка включает (но не ограничивается): заполнение учетных данных (метаданных), редакторскую подготовку, напр., преобразование электронного документа в электронное издание, включая добавление титров, выходных данных, правил использования и т.п. Подготовка может осуществляться контрибьютором, либо ЭБ при участии и с согласия контрибьютора.
4. Для обеспечения соблюдения правил подготовки электронных документов для включения в ЭБ службами ЭБ выполняется выборочная или полная проверка поступающих документов. Проверка может включать, напр., технический контроль качества, рецензирование, назначение уровня предоставляемого доступа.
5. При добавлении электронных документов, являющихся объектом авторских прав, ЭБ заключает с правообладателем лицензионный договор, определяющий сроки, территорию, способы и условия использования объекта авторских прав, передаваемого правообладателем в ЭБ.

Порядок предоставления ресурсов

1. По уровню предоставляемого пользователям доступа:
   • архивные документы – электронные документы, сохраняемые в ЭБ без предоставления доступа к ним пользователям ЭБ;
   • документы ограниченного доступа – электронные документы, сохраняемые в ЭБ, доступ к которым предоставляется пользователям, прошедшим процедуру аутентификации и имеющим право доступа к данному документу;
   • документы открытого доступа – электронные документы, сохраняемые в ЭБ, доступ к которым предоставляется всем пользователям, прошедшим процедуру аутентификации, безотносительно установленных для пользователя прав доступа;
   • документы публичного доступа - электронные документы, сохраняемые в ЭБ, доступ к которым предоставляется всем пользователям без исключений.
2. Электронные ресурсы, независимо от источника и носителя, на котором они поступили, размещаются на Медиасервере. ЭБ может предоставлять контрибьюторам возможность удаленно использовать Медиасервер для подготовки электронных документов к передаче в ЭБ, включая редактирование, конвертацию, ввод метаданных для стандартизованного описания ресурса.
3. До завершения процедуры подготовки ресурс имеет статус ограниченного доступа, т.е. доступ к нему предоставляется только персоналу Медиасервера, ответственному за подготовку документа, и контрибьютору.
4. После завершения процедуры подготовки и проверки ресурсу назначается уровень доступа. Ресурс может быть представлен в двух формах: для ознакомления (напр., аннотация, уменьшенная копия изображения или видеозаписи, обеспечивающая просмотр online, скачивание которой не может считаться копированием оригинального ресурса) и оригинал, использование которого регулируется авторским правом. Для каждой из двух форм ресурса может быть определен различный уровень доступа.
5. Предоставление ресурсов ЭБ пользователям регулируется Правилами пользования ЭБ, которые размещаются на ЭБ как публично доступный документ и обязательны для выполнения всеми пользователями. Ознакомление пользователей с правилами пользования ЭБ и фиксация их обязательства соблюдать эти правила обеспечивается процедурой регистрации пользователя. При выявлении фактом нарушения Правил пользования, ЭБ может ограничить или блокировать доступ нарушителя к своим ресурсам.